매뉴얼, 규칙, 규정, 프로세스, 절차, 프로시저, 지침의 관계 (feat. 품질경영시스템)

들어가면서

매뉴얼, 규칙, 규정, 프로세스, 절차, 프로시저, 지침.. 회사생활을 하면서 이와 비슷한 표현을 많이 접하게 된다. 물론, 대충의 뜻은 알고 있겠지만 정확하게 구분이 되시는지...? (장담컨데 '네'라고 대답하는 사람은 없을 것이라 생각함. 만약 대답가능한 사람이라면 이 글을 찾아보지 않았을 테니... ㅋ)

 

성질 급한 그대를 위해 결론부터 말한다면, 위의 모든 단어들은 결국 '특정 업무를 수행하는 구체적인 기준과 방법 등이 기술된 일종의 설명서'를 지칭하는 것으로 '설명하는 범위와 정도 등에 따라'이 다른 용어를 쓰는 것이다. (쉽게 예를 들자면 생태, 동태, 황태, 북어... 이게 모두 명태를 다른 말로 부르는 것과 비슷하다고나 할까?)

 

결국 그넘이 그넘... ㅡ,.ㅡ

 

그럼 왜 이렇게 설명서를 복잡하게시리 굳이 여러 단어를 써가며 분류하게 된 것일까?

사실, 그 해답을 찾기 위해 구글링을 한참 해봤지만 명확한 답을 찾지는 못했고 대신 내 자신이 납득 가능한 수준의 나름 합리적인 추론을 해봤는데 오늘은 이에 대해 글을 써볼까 한다.

 

 

QMS? 갑자기?

난 평소 무언가를 모를 땐 네이년... 아니 구글링을 해본다.

그러는 이유는, 우리나라 검색엔진을 못 믿거나 서양 사대주의에 사로잡힌 속물(머.. 초큼은? 쿨럭!)이라 그러는 것이라기 보다는 본래의 의미를 찾아보려면 그 근원을 알아야 한다 생각하기 때문인데, 아무래도 '국내 전문'인 네이버보다는 '국제 표준격'인 구글이 더 도움이 되겠다는 생각 때문이다.

 

아시다피, 대부분의 경영사상은 서양에서 시작되었고 당연히 관련된 경영/회계용어는 대부분 어원이 서양(특히, 영국과 미국)인 경우가 많다. 이런 용어들은 당시 먼저 개화했던 일본을 거치면서 한자로 번역되어 우리나라에 넘어왔지만 우리나라에서는 이를 무차별적(?)으로 남용해서 지금 우리나라에는 이렇게 중의적인 용어가 많이 생긴 것이 아닐까 싶어(지난 번에 올린 글 '직과(부과), 배부, 배분 그리도 분배' 참고) 경제/경영관련 용어를 공부할 땐 먼저 구글링을 해보는 것을 생활화 하고 있다.

 

역시 구글님이 최곱죠.. (굽신, 굽신)

 

암튼, 이렇게 구글링을 통해 매뉴얼, 규칙, 규정, 프로세스 등을 검색하다보면 자연스럽게 만나게 되는 단어가 있는데 그게 바로 QMS(Quality Management System), TQMS(Total Quality Management System)같은 용어들인데 이들을 잘 살펴보면 문제해결의 실마리를 찾아볼 수 있다. (QMS, TQMS 등에 대한 내용은 다음에 기회가되면 따로 정리해보겠다.)

 

QMS Document, Documantation Pyramid를 검색해 보면 아래와 같은 내용을 접하게 되는데, 그 내용을 대략적으로 정리해보면 아래와 같이 정리할 수 있다.

 

• 품질경영시스템(이하 QMS)을 구성 체계는 정책, 매뉴얼, 프로세스, 프로시져, 그리고 관련 문서 등으로 구분
• QMS 문서체계는 피라미드 형태로 이해하면 되는데 위로 올라갈 수록 상위의 개념으로 하위의 문서를 포함
• QMS 문서 형태나 세부사항은 회사에 따라 자유롭게 구성 (이 것 때문에 용어 혼용의 여지가 있는 듯함)

 

많은 이미지 중 대표적인 걸 골라봤습니다요.. ㅎㅎ

 

그리고, 위 검색내용을 바탕으로 회사 경영관리 문서체계의 단계별 구성요소를 정리하면 아래와 같다.

 

• Manual: 업무 등의 수행방법이나 기준 등의 설명 (=규정, 사실 규칙이 바른 표현)
• Process: 특정 업무를 수행하는 절차 (=절차, 순서)
• Procedure: process 내의 각 업무(Task)를 수행하는 세부적인 방법 (=지침, 방법)

 

그래서 결론은?

 

QMS에서는 회사의 경영품질을 위해 업무노하우의 구체적 문서화를 필수조건으로 하고 있는데, 그 체계를 간단한 작업수행을 할 때는 procedure, 이런 procedure들을 실행 순서를 process, 그리고 이런 prrocedure, process를 포함해 서류형태로 만든 것을 manual이라 하는 것으로 보인다.

 

각 용어를 바탕으로 가장 의미가 통하는 번역한자로 매칭시켜 보면 각각 Manual=규정(規定), Process=절차(節次), Procedure=지침(指針)로 정리될 수 있고, 이를 문서화 하면 각각 규정서, 절차서, 지침서로 만들 수 있다. (왠지... 딱 맞아 떨어지지 않는가? ㅎㅎ)

 

내친김에 사족을 좀 달자면, QMS(IATF기준)에는 대부분 이 매뉴얼(또는 규정집), 프로세스(또는 플로우차트) 그리고 지침서(또는 가이드라인)을 요구하는데 부서 내부에서 사용하는 용도로 하나의 작업(Task)를 수행하는 방법을 설명한 문서를 지침서(예: 라인별 작업지침서)라 하고 그러한 작업들의 실행순서를 순서도화 한 것을 플로우차트라 한다. 마지막으로 이런 여러 프로세스들의 관계 및 각종 세부지침 및 관련 양식들을 모아 놓은 것이 품질 매뉴얼이라고 하고 있다. (이 부분 관련해서는 기회가 되면 다음에 다시 한 번 정리하겠다.)

 

사족이 이사족은 아닌 것쯤은 아실듯... ㅎ

QMS를 운용하고 있는 회사라면 이 세가지 또는 비슷한 의미를 갖는 단어들을 사용하고 있을 것이다. 대부분의 경우 이를 혼용하고 있을텐데 이번 기회에 용어를 정리해보고 통일해 사용하면 어떨까 싶다.